Sistem Aplikasi Resiko Dan Kontrol

              MANAJEMEN KEUANGAN UNTUK LAYANAN TI

PENDAHULUAN DAN RUANG LINGKUP

Tidak ada bisnis yang dapat bertahan lama, apalagi berkembang, jika gagal mengelola uangnya secara efektif. Seperti bisnis lainnya, penyedia layanan TI, baik yang dijalankan sebagai bisnis komersial atau tidak, membutuhkan pengelolaan keuangan yang baik. Ia harus memastikan bahwa ia memiliki jumlah uang yang tepat yang tersedia untuk menjalankan rencananya, untuk memastikan bahwa ia memahami bagaimana uangnya telah digunakan, untuk menentukan apakah uang tersebut telah digunakan secara efektif atau apakah investasi baru yang diusulkan itu sehat. Perlu dipahami apa yang biaya layanan individu untuk menyampaikan dan bagaimana biaya ini harus dibagi di antara pengguna layanan, sehingga, antara lain, dapat menilai dampak perubahan permintaan dan retribusi biaya untuk penggunaan layanan jika sesuai.

Manajemen keuangan adalah tentang menjaga sumber daya keuangan organisasi, memastikan bahwa mereka dipekerjakan dengan hati-hati dan bahwa penggunaannya dipertanggungjawabkan dengan benar. Manajemen keuangan memastikan organisasi memiliki pemahaman tentang biaya operasinya, struktur biaya dan hal-hal yang mempengaruhinya. Ini membantu organisasi membuat keputusan terbaik tentang layanan yang harus disediakan, cara layanan harus disediakan, investasi yang diperlukan untuk pengiriman mereka dan pengaruh perubahan pola permintaan. Ini mengevaluasi nilai layanan untuk bisnis dan, jika relevan, dasar untuk menetapkan harga bagi mereka. Bekerja dengan manajemen portofolio layanan, itu membantu organisasi menentukan layanan yang harus disediakan dan mereka harus menghentikan atau mengubah dalam beberapa cara.

Manajemen keuangan membantu perencanaan keuangan, memastikan bahwa rencana organisasi selaras dengan kemampuannya untuk mendukung biaya keuangan dan mengelola risiko. Ini melacak pengeluaran sehingga jelas bagaimana uang itu telah digunakan. Dengan secara rutin membandingkan pengeluaran dan pendapatan dengan rencana keuangan dan anggaran, manajemen keuangan akan mengidentifikasi potensi masalah dan mengambil tindakan yang tepat untuk menjaga organisasi tetap di jalurnya.

Penyedia layanan TI harus bekerja di dunia yang berubah dengan cepat. Bisnis dan konteks di mana mereka beroperasi terus berubah, dan penyedia layanan TI harus merespon dengan cepat dan efektif terhadap perubahan ini. Manajemen keuangan yang kuat memungkinkan penyedia layanan TI untuk membuat keputusan yang lebih baik dan merespon lebih cepat terhadap perubahan. Ini memungkinkan kontrol pengeluaran yang lebih baik, memastikan keputusan investasi yang sehat dan mendorong pengambilan nilai.

TUJUAN

Tujuan manajemen keuangan untuk layanan TI adalah untuk memastikan bahwa penggunaan optimal dibuat dari sumber daya keuangan organisasi dan bahwa ini dicapai sesuai dengan kerangka peraturan di mana operator layanan TI beroperasi.

Tujuan manajemen keuangan adalah untuk memastikan bahwa:

·         uang dikelola dan dibelanjakan secara bijaksana;

·         sumber daya keuangan yang tersedia selaras sepenuhnya dengan rencana dan persyaratan organisasi untuk penyampaian layanan TI;

·         keputusan investasi yang sehat dan relevan dengan tujuan organisasi;

·          Risiko keuangan diidentifikasi dan dikelola secara efektif;

·         pengaturan tata kelola diterapkan untuk memastikan pengelolaan sumber daya keuangan yang efektif dan untuk menentukan akuntabilitas yang jelas;

·          organisasi mematuhi semua kewajiban pengaturan keuangan yang relevan dan keseluruhan kebijakan keuangan dan strategi bisnis.

AKTIVITAS DAN KONSEP

Penganggaran

Penting untuk merencanakan ke depan untuk memastikan bahwa rencana bisnis sesuai dengan uang yang tersedia. Produk dari perencanaan ini adalah rencana keuangan atau anggaran yang mencakup pengeluaran dan pendapatan yang diharapkan untuk periode tertentu, biasanya tahun (keuangan). Pengeluaran dan pendapatan akan dibagi ke dalam kategori untuk memfasilitasi perencanaan keuangan, manajemen dan kontrol.

Anggaran harus mencerminkan layanan yang akan dikirimkan, proyek baru, investasi dan perubahan terencana lainnya. Ini bukan artikulasi tentang apa yang diharapkan bisnis untuk dilakukan:

Kasus bisnis adalah alat pendukung keputusan dan perencanaan yang memproyeksikan konsekuensi yang mungkin dari tindakan bisnis. Inti dari kasus bisnis biasanya adalah analisis keuangan, tetapi pembenaran investasi sering bergantung pada lebih dari pertimbangan keuangan.

CONTOH

Otoritas lokal ingin membuat layanan untuk mengidentifikasi dengan cepat apakah seorang anak sebelumnya diidentifikasi berisiko. Jika seorang anak muncul di rumah sakit dan departemen gawat darurat setempat, dokter yang bertugas akan dapat memeriksa rincian anak-anak terhadap Daftar Risiko dan memberitahukan Layanan Sosial jika ada hasil positif. Ini melibatkan investasi yang cukup besar dalam sistem TI dan layanan dukungan tetapi tidak ada manfaat finansial langsung. Namun demikian, manfaat potensial (misalnya dalam menghindari kematian atau cedera yang tidak perlu dari seorang anak yang berisiko) mengesampingkan biaya finansial.

Manajemen keuangan, bersama dengan manajer bisnis dan pemangku kepentingan utama lainnya, akan menilai kasus bisnis dalam kaitannya dengan skala investasi dan antisipasi pengembalian, dampak pada bisnis, skala waktu untuk realisasi manfaat, risiko dan kemungkinan terlibat, kekuatan dari angka-angka dan kepekaan mereka terhadap perubahan. Semua ini harus dicakup dalam kasus bisnis yang sehat.

Sangat penting bahwa kasus bisnis memperjelas bagaimana manfaat dan biaya yang telah dinilai, asumsi yang menjadi sandarannya dan tingkat kepercayaan pada angka-angkanya. Kasus bisnis terkadang bergantung pada pandangan yang sangat optimis atau bahkan meragukan tentang masa depan, dan sangat penting bahwa hal ini diperjelas oleh para pembuat keputusan. Sebagai contoh, adalah umum untuk kasus bisnis untuk memprediksi penghematan staf berdasarkan pada individu yang menghemat beberapa menit waktu mereka setiap hari melalui investasi baru. Semua menit gratis ini dikumpulkan, dihitung biayanya dan disajikan sebagai manfaat, meskipun mungkin tidak ada cara praktis untuk mewujudkan penghematan keuangan. Sebuah konsep penting adalah keterjangkauan. Investasi mungkin menawarkan prospek yang luar biasa, tetapi organisasi tidak boleh memberikan persetujuan kecuali jika mampu.

HUBUNGAN DENGAN PROSES MANAJEMEN LAYANAN LAINNYA

Manajemen keuangan untuk layanan TI adalah pusat manajemen layanan TI, dan memiliki hubungan dengan banyak disiplin manajemen layanan lainnya. Kunci Interaksi adalah manajemen tingkat layanan, manajemen portofolio layanan, manajemen kapasitas, aset layanan dan manajemen konfigurasi.

Manajemen tingkat layanan

Manajemen tingkat layanan (SLM) perlu bekerja dengan manajemen keuangan terkait dengan biaya tingkat layanan yang diusulkan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis organisasi saat ini dan yang direncanakan. Biaya ini akan dimasukkan ke dalam perdebatan tentang apa yang terjangkau dan dapat disampaikan dan, oleh karena itu, apa yang dapat disepakati dalam perjanjian tingkat layanan (SLA). Jika pengisian sudah dilakukan, manajemen keuangan akan terlibat dalam menentukan biaya, termasuk penggunaan pengisian diferensial sebagai bagian dari manajemen permintaan. Manajemen keuangan akan membantu dalam perubahan biaya dan mengevaluasi investasi baru yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis.

Manajemen portofolio layanan

Manajemen keuangan berkaitan dengan pengembangan kasus bisnis, penilaian peluang investasi, evaluasi pilihan layanan yang berbeda, evaluasi risiko keuangan dan penentuan nilai layanan. Semua ini penting untuk keputusan tentang apa yang harus dimasukkan dalam portofolio layanan atau dihapus. Manajemen keuangan mampu berkontribusi pada keputusan tentang cara terbaik untuk menyediakan layanan tertentu, apakah ini harus melalui penyedia layanan TI di penyedia utama atau penyedia pihak ketiga. Manajemen keuangan juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pendanaan tersedia untuk mendukung pengiriman portofolio layanan dan untuk memastikan alokasi anggaran selaras dengan itu

Manajemen kapasitas

Ketersediaan dan manajemen kapasitas terkait dengan pengiriman layanan yang hemat biaya, dan manajemen keuangan dapat membantu dengan menyediakan informasi biaya untuk memungkinkan penilaian dampak keuangan dari kapasitas yang diinginkan dan tingkat ketersediaan. Proposal untuk berinvestasi dalam kapasitas baru atau peningkatan ketahanan dapat dinilai oleh manajemen keuangan sebelum diambil tindakan untuk membeli. Saat pengisian daya dilakukan, manajemen kapasitas akan dapat memberikan informasi tentang penggunaan sumber daya yang akan membantu manajemen keuangan menentukan biaya.

Pengelolaan aset dan konfigurasi layanan

Manajemen aset dan konfigurasi layanan mengelola dan memelihara basis data manajemen konfigurasi (CMDB), yang menyimpan informasi keuangan dan lainnya tentang aset yang diperlukan oleh manajemen keuangan untuk berbagai penggunaan. Sebagai contoh, dari CMDB, harus mungkin untuk mengidentifikasi semua komponen yang diperlukan untuk memberikan layanan yang diberikan dan informasi ini digunakan oleh manajemen keuangan untuk menentukan biaya keseluruhan layanan. CMDB juga menyimpan informasi tentang aset, seperti tanggal penggantian peralatan dan jangka waktu lisensi / tanggal pembaruan, yang dapat digunakan dalam pengembangan anggaran dan perencanaan keuangan jangka panjang.

Manajemen hubungan bisnis

BRM membantu manajemen keuangan untuk layanan TI untuk memahami bagaimana pelanggan menilai nilai yang mereka dapatkan dari layanan TI dan apa yang mereka siapkan untuk membayarnya. BRM membantu pelanggan memahami kebijakan, biaya, risiko, dan masalah keuangan penyedia layanan TI lainnya, dan menjelaskan bagaimana biaya penyedia layanan diterjemahkan ke dalam biaya pelanggan. Secara kritis, BRM dapat membantu pelanggan memahami implikasi keuangan dari keputusan perencanaan jangka panjang.